איך להכין מצגת מנצחת

מי מאיתנו לא מכיר את הסיטואציה הבאה: אנו יושבים ומקשיבים להרצאה, המרצה מדבר במונוטוניות, המצגת משעממת ועמוסה בתכנים.

מהר מאוד אנו מאבדים עניין ומתקשים להישאר ערים...

העברת מצגתהצורך בהכנה ובהעברת הרצאה יכול לתפוס אותנו בהרבה שלבים בחיים: כחלק מהמטלות של קורסים באוניברסיטה, במהלך העבודה בתור מורים פרטיים שמעבירים שיעור לקבוצת תלמידים וקיים אפילו סיכוי שנצטרך להעביר הרצאה לעמיתים למקצוע במקום העבודה שלנו.

למצגת יש תפקיד עיקרי וחשוב מאוד ביצירת העניין בהרצאה שלכם. השקפים מהווים את הבסיס לחומר שיועבר ולמהלך השיעור.
מצגת טובה בשילוב של אלמנטים נוספים תביא לקשב וריכוז מיטבי של הקהל שלכם.

במאמר הבא אעזור לכם לתכנן, לבנות ולהציג נושא ע"י מצגת בצורה יעילה, מעניינת ומשכנעת, ואענה על השאלה: איך להכין מצגת מנצחת.

ארגון המצגת

פתיחה

"אין הזדמנות שניה לרושם ראשוני" – חשוב להתכונן היטב לשלב הפתיחה, זהו כרטיס הכניסה שלכם לפרזנטציה. קשה לשנות את הרושם הראשוני שנוצר. אם תתפסו כמרצים לא רציניים מהרגע הראשון, הקהל יתייחס באותה צורה למצגת ולהרצאה שלכם.

הצגה עצמית – עניינית. הקפידו במידת האפשר למסור פרטים אודותיכם שרלוונטיים להרצאה. ההצגה העצמית צריכה להיות לא מנופחת, אך עם זאת גם לא צנועה מדי.

הגדרת גבולות הפרזנטציה - הגדירו את גבולות הזמנים, מטרות ההצגה והכללים.

סוגי פתיחות – ניתן לפתוח את ההצגה בסרטון, פתגם, נתונים סטטיסטיים הקשורים לנושא, שאלה לקהל, אנימציה, דוגמא אישית וכדומה.

שקופיות הפתיחה

שקופית הפתיחה – צריכה להיות מעוצבת היטב. הקפידו על ניסוח תקין, עיצוב מעניין ומושך.

שקופית תוכן עניינים וניווט – ראשי הפרקים של ההרצאה.

שקופית מטרות ההדרכה – אילו יעדים יש להדרכה. מהו הידע שצריך לעבור בפרזנטציה.

שקופית הנמקה לתוכן ולשומע – מה יצא לקהל מההדרכה.

גוף הפרזנטציה

הקפידו על מסרים מרכזיים, קצרים וברורים – המצגת לא צריכה לכלול את כל החומר שמועבר אלא רק נקודות עיקריות בראשי פרקים. את ההרחבה נעשה בע"פ.

משפטי מפתח בכותרות – הנקודות העיקריות ביותר של ההדרכה צריכות להופיע בכותרות.

עובדות ומספרים – רצוי להוסיף אך לא להעמיס יתר על המידה.

שילוב קישורים אסוציאטיביים – דוגמאות, אנלוגיות, סיפורים כדי להמחיש בצורה טובה יותר ולהעביר מסר יותר מגוון.

סיכומי ביניים – לאחר מעבר על מספר נושאים מרכזיים כדאי לעשות סיכום ביניים של נקודות עיקריות שהועברו.
צריך לכלול חזרה ודגשים, וידוא קליטה וקישור להמשך.
לסיכום הביניים יתרונות רבים – מעורר קשב, מוודא קליטה, מאפשר שאלות מהקהל.

סיכום סופי

לסיכום ההרצאה יש תפקיד מכריע – הקשב של הקהל גבוה בשלב הסיכום ולכן הרבה מהמידע שזוכרים לאחר ההרצאה נמצא בסיכום.

לוו את הסיכום ביתר אנרגיה, סכמו את המידע העיקרי.

קראו לפעולה – מה קורה מכאן והלאה.

העלו נקודות לדיון, שאלות ותשובות.

סיימו את ההרצאה בנימה חיובית ומרשימה.

עיצוב המצגת

הכלל הראשון הוא להקפיד על מבנה אחיד לכל השקופיות – שדות כותרת, רקע, גופנים, מספור סעיפים ותתי סעיפים.
צבעים אחידים – כותרות וסעיפי משנה.

עיצוב נכון של טקסט

כמות מלל – כלל אצבע טוב הוא 7 שורות לשקופית, 7 מילים בשורה. כתיבה אופקית בלבד.
לא לחשוש מכמות השקופיות – עדיף הרבה שקופיות לא עמוסות.

סימני פיסוק – ליצירת משפטים נכונים ותקניים. כדאי לדעת שסימני פיסוק מיותרים מסיחים את הדעת.

גופנים:
לא יותר משני גופנים שונים על גבי שקופית אחת.
גודל הגופן – מומלץ שגודל הגופן עבור כותרות יהיה 32-44. עבור טקסט רגיל – 28.

להלן טבלה עבור גודל גופן מומלץ בהתחשב ברוחב המסך.
התאים הפנימיים של הטבלה מכילים את המרחק המומלץ של הצופה האחורי ביותר מהמסך.
לדוגמא: עבור רוחב מסך 1.8 מטר וגודל גופן 20, המרחק המומלץ של הצופה הרחוק ביותר מהמסך הוא 9 מטר.

 

טבלאות:

מומלץ שתוכן הטבלה לא יהיה עמוס מדי במספרים, אותיות ופרטים אחרים.
לדוגמא, טבלת כניסת תיירים לישראל במשך השנים בחלוקה למדינות מוצא.

טבלה פשוטה יותר:
כניסת תיירים לישראל באלפים במשך השנים בחלוקה למדינות מוצא.

צבעים

גיוון יתר בצבעים מסיח את הדעת
צבעים מעבירים מסר:
כחול – הצבע הפופולארי ביותר. מעביר רוגע, רצינות, יעילות וסמכותיות.
ירוק – רקע טוב עבור מצגת שדורשת מעורבות. משדר רעננות.
סגול – מרשים. כדאי להשתמש בגוונים כהים לרקע, גוונים בהירים להבלטות.
אדום – דומיננטי ומושך תשומת לב, טוב להדגשה, לא מומלץ לדיונים.
כתום – טוב לניגודיות עם צבעים כהים ולהדגשות. משדר כוח ועוצמה.
צהוב – מגרה חשיבה ומקדם החלטות. שמחה, אופטימיות וחמימות. שימוש רב בצבע זה מטריד ראיה.
שחור – ניטרלי.
לבן – ניטרלי, טוב כטקסט על רקע כחול או רקע כהה אחר. משדר רעננות ותקשורת.

דבר נוסף שחשוב להקפיד: תמיד לבחור בצבע בהיר לכתב על רקע שקופית כהה, צבע כהה על רקע שקופית בהיר.

 

שילוב תמונות ומולטימדיה

טבלת זיכרון ועזרים וירטואליים. כמה אחוז מהמידע זוכרים בחלוף זמן מסויים:

אמנם כולנו מכירים את האמרה שתמונה אחת שווה אלף מילים אבל עומס תמונות מעמיס חושים ומטשטש מסרים.
חשוב שהתמונות ילוו מסר מסויים ולא ישמשו תפקיד חזותי בלבד.
שילוב אפקטים – שילוב נכון באפקטים ועמעום יכול להוסיף הרבה למצגת ולעירנות של המשתתפים אבל חשוב מאוד לא להגזים - כאשר משלבים יותר מדי תנועה וקולות המשתתפים מאבדים את הסבלנות ואת הקשר עם המנחה.

הכנה לקראת העברת המצגת

הכנה מוקדמת

מספר עקרונות חשובים בהכנה לקראת העברת הפרזנטציה:

היו מומחי תוכן מעבר למה שמוצג – הכירו את הפרטים הקטנים, הכינו עצמכם לשאלות ולמקומות מסובכים שידרשו חזרה נוספת וטכניקות הסברה שונות. הכינו לעצמכם הערות ותזכורות.
הכירו את האוכלוסיה והתאימו את רמת ההרצאה ואופן ההסברים.
הכנת הסביבה – הגיעו מוקדם יותר והכינו את כל האמצעים. וודאו שכל השקפים, הקישורים והאפקטים אכן עובדים. בידקו שרואים את המצגת מכל מקום.

פחד קהל

לרבים מהאנשים יש פחד לעמוד מול קהל – ביחוד לאלו שלא התנסו בזה מספיק בעבר. ישנן דרכי התמודדות עם התופעות הנובעות מפחד קהל:

פחד פתיחה – לשנן בע"פ את הפתיחה.
יובש בפה – הכינו בקבוק מים. הקפידו ללגום מים מדי פעם. לא כדאי לשתות קפה לפני ההרצאה או לאכול ארוחה כבדה.
רעד בקול – עוצרים לרגע, נושמים עמוק.
שכחה – נשימות עמוקות (חמצן למוח), קשר עין עם הקהל, התבוננות ברשימות שהכנתם מבעוד מועד.

לפני ההצגה: הריצו את המצגת בפני קהל אוהד

לעתים, יש לכם הזדמנות אחת להרשים באמצעות המצגת שלכם, זוכרים? לכן, כדאי לבצע "הצגת הרצה" – כזו שתכין אתכם על הצד הטוב ביותר לקראת העברת המצגת.

איך הרצת המצגת בפני קהל אוהד של חברים ועמיתים עסקיים יכולה לסייע לכם?

  • חיזוק תחושת הביטחון שלכם
  • חזרה על רצף המצגת והתכנים המועברים
  • יכולת לאתר "סדקים" במצגת שיש לתקן
  • קבלת משוב בונה, חיוני ומלמד

כוחם של קטעי הוידאו במצגת

לכל מצגת ישנה מטרה שונה: העברת הדרכה, השקת מוצר או היכרות עם מותג מסוים. מה שמשותף לכל המצגות ללא קשר למטרותיהן, הוא העובדה כי הן מבוססות ברובן על טקסט.
בכל שקופית במצגת מוצת כותרת גדולה וראשי פרקים, המנחים את מעביר המצגת. בסופו של דבר, אתם רוצים לייצר הקשבה ולהפוך את הקהל שלכם לשותף מלא לדרך.

בעת שהמצגת שלכם תבוסס אך ורק על טקסטים, יהיה לכם מאד קשה לשמר את הקשב ותשומת הלב.
קטעי וידאו המפרידים בין השקופיות האינפורמטיביות, מתבלים את ההרצאה/הדרכה שלכם!

מה יוצא לכם מזה?

  • אתנחתא נעימה ששוברת את הטון המונוטוני של המצגת
  • שימור תשומת לב הקהל 
  • העברת התוכן בדרך אטרקטיבית

שימו לב כי קטעי הוידאו יכולים להיות בעלי מטרות שונות:

  • דוגמא לנושא שדיברתם עליו. לדוגמא: פרסומות למעדני חלב
  • קטע קומי הרלוונטי לנושא ההרצאה
  • ראיון עם מוביל דעת קהל/אישיות חשובה על נושא ההרצאה ועוד...

התאימו את המצגת לקהל שלכם

אולי הדבר החשוב ביותר עם הכנת המצגת, הוא להתאים אותה לקהל היעד הרלוונטי. מצגת יכולה להיות מוצגת בפני מרצה באוניברסיטה, הדרכה לקהל של ילדים או מצגת המיועדת לקהל של יזמים. מה זה אומר להתאים את המצגת לקהל היעד?

  • המעטפת העיצובית צריכה להתאים לקהל ולמעמד
  • אורך המצגת והיקף האינפורמציה
  • שילוב תמונות / קטעי וידאו / גיפים ועוד...

חשוב לדעת: תוכלו להציג את אותו התוכן לקהלים שונים לחלוטין – קהל ילדים וקהל של מבוגרים. לדוגמא: הדרכה על אפליקציה ששולחת נוטיפיקישן בזמני חירום עם אזעקת צבע אדום. המצגת שתוצג לילדים והמצגת שתוצג לקהל בוגר תהיה שונה לחלוטין, זאת למרות שתכלית המצגת נותרת זהה. התאמת המצגת לקהל היעד הרלוונטי, בדגש על שפה מתאימה ואריזה חזותית נכונה, הכרחית!

העיקר: תוכן המצגת, ולא מספר השקופיות

בסופו של דבר, המצגת שלכם נמדדת על התוכן שלה ולא על פי מספר השקופיות. לעתים, ישנו צורך "להצדיק" את המעמד ואת נושא המצגת, וכך "מעבים" אותה בצורה מלאכותית. הקהל בפניו אתם מציגים את המצגת, רוצה להרגיש את אותו ערך מוסף שלבטח מגולם במצגת שלכם.

זיכרו כי תפקידה של המצגת הוא להנחות אתכם – כמנחים, ולהעניק מתווה כללי לקהל אודות נושא ההרצאה. לכן, הימנעו מגודש תוכן בכל שקופית, ממספר שקופיות חריג (מעט מדי או יותר מדי) ושמרו גם כמה שפנים בכובע על מנת לייצר אפקט הפתעה לאורך ההצגה שלכם.

עיצוב מצגת: עיצוב מקצועי או עיצוב עצמאי?

המצגת שלכם לא נבחנת אך ורק על פי טיב ואיכות התוכן שבה, אלא גם על פי הנראות העיצובית שלה. כמציגים, יש לכם הזדמנות אחת בלבד להרשים, לייצר עניין ולעודד הקשבה.
אם תרצו, אתם נדרשים ליצור רושם ראשוני חיובי. כדאי בהחלט להפקיד את מלאכת עיצוב המצגת אצל מעצב מקצועי המיומן בהכנת מצגות.

זיכרו כי לעתים המצגת משרתת אתכם במספר הצגות, כך שההשקעה שלכם היא השקעה לטווח הארוך. 

איך עיצוב עצמאי יכול לטמון לכם פח?

  • בחירת גופנים וצבעים לא מתאימים/מחמיאים
  • עיצוב חובבני שפוגע בתדמית ובמוניטין הדובר
  • שקופיות בסדר בעייתי שפוגם בהעברת האינפורמציה

לאחר ההצגה

בקשו מהמאזינים להעביר לכם משוב – בע"פ או בכתב.
בצעו משוב עצמי – כדאי לבצע בסמוך לזמן העברת הפרזנטציה כשהדברים "חמים". מה אתם חושבים שהצליח ומה פחות. מה כדאי להוסיף ומה מיותר.
תקנו את הדברים כמה שיותר מהר – ההרצאה הבאה תהיה טובה בהרבה.

זהו להפעם, אני בטוח שהעקרונות וההסברים יעזרו לכם להכין מצגות טובות יותר ויתרמו להעלאת רמת ההדרכה שלכם. במאמר הבא שיפורסם נדבר על דיבור מול קהל – איך להעביר את השיעור בצורה נכונה.