איך כותבים אימייל עסקי בצורה נכונה?

ישנם ביטויים וכללים נפוצים על איך לכתוב אימייל בצורה רשמית ונכונה (זה לא רשמי בדרך כלל כשזה בתוך החברה בה עובדים) .

ראשית נתחיל בלהכיר את הבן אדם שמולנו או ניתן לו ברכת שלום חמה - שלב זה נקרא שלב ה- greetings.
נכתוב משפט פתיחה רלוונטי כגון:
 thanks for writing back, further to your previous email.

בפסקת הפתיחה שמגיעה לאחר מכן, נכתוב את הסיבה שבגינה אנו יוצרים קשר.

מאוד חשוב לציין זאת בתחילת האימייל כדי שהמטרה תהיה מובנת לצד השני.
"I would like to inform you that our meeting is taking place at X "
"Just a quick note to let you know that our meeting is joined by someone else".

בפסקה העיקרית, נכתוב את תוכן האימייל, למשל -עדכון זמן ומקום הפגישה, האינפורמציה שאנו רוצים להעביר לצד השני, עדכון חשוב, תגובה להתכתבות מתמשכת ועוד.

לאחר מכן תגיע פסקת הסיום. נאסוף את הנקודות ונכתוב משפט שמסכם את מה שאנו מצפים לתגובה מהצד השני-

בין אם זו תגובה או פעולה נדרשת:
בקשה מיידית לתגובה חזרה- looking forward to your soonest reply,

 עדכון בנושא מסויים, נבקש לקבוע שיחת טלפון, פגישה פרונטלית או פגישת זום- lets schedule a phone call/ a meeting,

או פשוט נסגור את האימייל בציפייה לתשובה חזרה... looking forward to your response.

לבסוף, נכתוב משפט סיום פורמלי מקובל ושגור-  best regards, kind regards

נסיים עם חתימה בשמנו המלא, שם החברה בה אנו עובדים, התפקיד שלנו, ופרטי ההתקשרות שלנו.

שימו לב לכתוב אות גדולה בתחילת כל פסקה או משפט, חשוב מכך - לעבור על האימייל בקריאה נוספת, פעולה שתחסוך שגיאות וסיטואציות מביכות כמו שליחה לאדם הלא נכון.